أفضل طريقة للتعامل مع الأداء المتدني من قبل بعض الموظفين، هو منع ظهور هذا الأداء المتدني من الأساس، ببناء منهجيات واضحة تحسن من أداء الموظف باستمرار، مع رسم أهداف واضحة له، وتوفير كل الموارد اللازمة للنجاح، واختيار المهارات اللازم توافرها في الموظف بناء على المهام الموكلة إليه، وتحديد مخرجات للعمل واضحة، ومحفزات بناء على تقييم الأداء.

بالعادة هنالك ثلاثة أسباب للأداء المتدني، إما عدم فهم الموظف المهام المطلوب إنجازها، أو عدم المقدرة على الإنجاز لعدم توافر المعلومات أو المهارات اللازمة، أو عدم رغبته في أداء المهام.

وعدم المقدرة على الإنجاز مرتبطة عادة باختيار الشخص غير المناسب للمهمة، والتغيير بشكل مستمر في المهام المطلوبة من الموظف، وعدم تدريبه وتطوير أدائه بالشكل الصحيح، أو يكون السبب نابعا من الشخص نفسه، بسبب قصور في الصحة العقلية أو الجسدية للموظف.

وإذا أظهر الموظف تكرارا في الأداء المتدني بسبب تقصيره، يتم التعامل معه ابتداء بشكل غير رسمي، بالاستماع لوجهة نظره، وبمساعدة أخصائي الموارد البشرية إذا لزم الأمر، وآخر الحلول المتاحة أن يتم التعامل معه بشكل رسمي، تبدأ بالاستجواب وتقديم إنذار شفهي، ومن ثم الإنذار الخطي الأول، فالإنذار الخطي النهائي، قبل البدء بإجراءات تصعيدية إذا لم يكن هنالك تحسن من قبل الموظف، ومن حق الموظف أن يقدم طلب تظلم.

قد يبدع الشخص في أداء مهام معينة بمكان معين، ولا يبدع في أداء مهام أخرى، أو قد لا يبدع في مكان آخر، ومما جاء من السيرة النبوية، في ضرورة اختيار الشخص المناسب في المكان المناسب، ما روي عن أبي ذر الغفاري أنه قال "يا رسول الله ألا تستعملني، أي في منصب، قال: فضرب بيده على منكبي، ثم قال: يا أبا ذر إنك ضعيف وإنها أمانة وإنها يوم القيامة خزي وندامة، إلا من أخذها بحقها، وأدى الذي عليه فيها"، والنبي صلى الله عليه وسلم قد قال فيه يوما "ما أظلت الخضراء ولا أقلت الغبراء من ذي لهجة أصدق من أبي ذر".